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La mise en place du bulletin de paie électronique facilitée à partir du 1er janvier 2017

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A partir du 1er janvier 2017, les entreprises pourront mettre en place le bulletin de paie électronique sans avoir à recueillir l'accord exprès des salariés. Ces derniers pourront toutefois s'y opposer et ce, à tout moment. Ceux qui le voudront pourront accéder à leurs bulletins de paie via le CPA. Des précisions apportées par un décret publié ce week-end.

Depuis la loi de simplification du droit du 12 mai 2009, l'employeur peut remettre le bulletin de paie sous une forme électronique. Constatant le peu d'appétence pour le bulletin de paie dématérialisé en raison d'un certain nombre de freins, la loi Travail du 8 août 2016 simplifie la procédure : alors que jusqu'à présent, l'employeur devait recueillir l'accord du salarié, ce sera désormais au salarié de faire part de son opposition. La loi pose également de nouveaux garde-fous en termes de conservation et de sécurité des données.

A noter : ces dispositions entrent en vigueur à partir du 1er janvier 2017.

Le salarié pourra s'opposer à la dématérialisation de son bulletin de paie

L'employeur pourra procéder à la remise du bulletin de paie sous format électronique, si le salarié ne s'y oppose pas. Il ne devra donc plus, comme aujourd'hui, obtenir l'accord du salarié. La loi El Khomri inverse ainsi la règle d'option : le bulletin de paie dématérialisé devient ainsi le droit commun si l'employeur fait ce choix.

Un décret du 16 décembre 2016 publié le week-end dernier au Journal officiel précise les modalités de l'information des salariés. L'employeur qui souhaite mettre en place dans son entreprise le bulletin de paie dématérialisé devra informer le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie sous format électronique.

Le salarié pourra faire part de son opposition à tout moment, préalablement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie sous format électronique. Le salarié devra notifier son opposition à l'employeur par tout moyen conférant une date certaine. La demande du salarié devra prendre effet "dans les meilleurs délais" et au plus tard trois mois après la notification.

Le salarié pourra donc s'opposer à la dématérialisation de ses bulletins de paie dès le départ ou après la mise en place du dispositif, ce qui signifie qu'il pourra à tout moment demander de recevoir de nouveau ses bulletins de paie sous format papier.

Plusieurs règles de conservation des bulletins de paie dématérialisés

L'employeur devra par ailleurs déterminer les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique. Le décret lui offre deux possibilités :

  • soit pendant une durée de 50 ans ;
  • soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge maximal de mise à la retraite mentionné à l'article L.1237-5 du code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans [l'article fait en effet référence à la procédure selon laquelle l'employeur doit, à partir de 65 ans et jusqu'au 69e anniversaire du salarié, l'interroger par écrit sur son intention de quitter ou non l'entreprise].

Le fait de méconnaître ces dispositions sera puni de l'amende prévue pour les contraventions de 3e classe, précise le décret.

Les modalités de récupération des bulletins de paie en cas de fermeture du prestataire ou de l'entreprise

Le décret précise qu'en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d'activité du prestataire qui assure la conservation des bulletins de paie électroniques pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-du assure lui-même la conservation, les utilisateurs doivent être informés au moins 3 mois avant de la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. Les utilisateurs doivent être en mesure de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique "sans manipulation complexe et répétitive" et "dans un format électronique structuré et couramment utilisé", insiste le décret.

Un coffre-fort intégré au sein du CPA

Le salarié pourra aussi consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un coffre-fort intégré au compte personnel d'activité (CPA). L'employeur ou le prestataire agissant pour son compte devra garantir l'accessibilité des bulletins de paie émis sous cette forme via ce service en ligne.

"L’intérêt de fournir ce service dans le cadre de l’offre associée au CPA est double", insiste l'étude d'impact de la loi Travail. "D’une part, le salarié dispose d’un emplacement unique pour conserver l’ensemble des bulletins de paie émis par ses employeurs successifs, ce qui est d’autant plus utile que les parcours professionnels aujourd’hui sont moins linéaires ; d’autre part, le service, qui pourra être fourni par des acteurs publics ou privés, présentera des garanties de sécurité des données dans des conditions définies par la puissance publique. Il pourra notamment être fait référence à la norme Afnor relative à la gestion du bulletin de paie électronique qui permet, d’ores et déjà, de garantir la sécurité de la diffusion et de la conservation des bulletins de paie dématérialisés".

Saisie de la question, la Cnil a donné son aval à ce dispositif soulignant que les bulletins de paie "ne sont pas stockés sur le CPA mais y sont simplement affichés lorsque le titulaire du compte en fait la demande".

Lever les freins existants

Avec cette nouvelle étape dans la dématérialisation du bulletin de paie, le gouvernement tente ainsi de répondre aux trois freins identifiés dans l'étude d'impact : la fracture numérique, l’absence de continuité dans le service en cas de changement d’entreprise et le respect de la confidentialité, de l’intégrité et de la conservation des données.

Quelles économies pour l'entreprise ?

Selon le rapport "Pour une clarification du bulletin de paie" publié le 27 juillet 2015, les économies engendrées par la mise en place du bulletin de paie électronique pourraient atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. "Le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement", avance le rapport.